К концу года электронными документами планируют начать пользоваться Октябрьская и Дальневосточная дороги.

С помощью специального программного комплекса бумажную работу переведут в электронный вид и автоматизируют весь цикл документооборота: с момента отцепки вагона в ремонт до формирования акта выполненных работ. В итоге процесс согласования документов с собственниками подвижного состава сократится в разы.

«Сегодня каждые сутки текущим отцепочным ремонтом обновляем около 3 тыс. вагонов. И если раньше мы оформляли всего две бумаги, то с появлением собственников подвижного состава документооборот значительно вырос. На один вагон — шесть и больше документов. Кроме того, требуется значительное время на их обмен. Например, если взять такую крупную компанию, как „Трансойл“, то бумагу из Хабаровска нужно доставить в Санкт-Петербург, с одного края страны на другой. В электронном виде на это нужны секунды, а сейчас — двое суток только в одну сторону. А если допустили ошибку или собственник с чем-то не согласен, то документы снова отправляются в путешествие. Электронный документооборот позволит решить все вопросы за один день», — говорит начальник департамента вагонного хозяйства ОАО «РЖД» Дмитрий Лосев.

С помощью автоматизированной системы можно будет не только формировать документы, но и пользоваться электронной цифровой подписью. Предполагается, что согласовываться документы будут через интернет-портал, который свяжет вагонные службы, депо и собственников подвижного состава. «Вместо уведомительной телеграммы, как это происходит сейчас, с портала собственнику придёт уведомительное письмо о том, что его вагон забракован. Если по условиям договора требуется согласование по предварительной калькуляции, в этом же письме будут содержаться ссылки. И собственник, зайдя на портал по ссылкам, сможет просмотреть подготовленные документы на данный вагон», — поясняет архитектор проекта департамента систем ремонта и эксплуатации подвижного состава Отраслевого центра разработок и внедрения Алексей Остров. Здесь же, на портале, будет выложен Прейскурант на услуги текущего отцепочного ремонта грузовых вагонов. И собственник сможет перепроверить калькуляцию, корректность составления счетов.

После согласования соответствующее уведомительное письмо уйдёт в депо инженеру, ответственному за работу с собственниками. Предполагается, что автоматизированная система будет гибкой. Например, по итогам ремонтных работ прямо в портале уже по факту можно будет внести изменения, сформировать дефектную ведомость и провести окончательную калькуляцию. «Далее происходит подписание документов цифровой подписью. Программа автоматически формирует пакет документов для собственников, и там же, на портале, инженер депо проверяет правильность комплекса документов, утверждает его», — уточняет Алексей Остров.

Кроме того, для собственников подвижного состава может быть создан и единый на всю сеть счёт.
«Это будет выгодно и собственникам, и железнодорожникам. Собственник получает возможность через лицевой счёт видеть свои платежи и средний расход за период. То есть он получает инструмент планирования своих расходов на текущий отцепочный ремонт. А ремонтники будут знать о том, сколько у собственника средств на счету. Например, пришёл вагон, мы автоматически сформировали предварительную калькуляцию, зарезервировали средства на счету, проверили их доступность», — рассказал Алексей Остров.

После того как систему апробируют, её планируют распространить на всю сеть. По словам ведущего специалиста по текущему и отцепочному ремонту вагонной службы ООО «Трансойл» Елены Быстровой, новый информатизационный проект ОАО «РЖД» давно ожидался участниками операторского рынка. «Сегодня мы согласно договорным документам оплачиваем текущий и отцепочный ремонт по данным Главного вычислительного центра ОАО „РЖД“, — подчеркнула она. — Но что касается первичной учётной бухгалтерской документации, то нередко возникают проблемы с подтверждаемостью указанных в ней данных». Директор департамента вагонного хозяйства ООО «Трансгарант» Николай Кошелев отметил, что собственнику будет удобно в более оперативном режиме видеть расчёты стоимости текущего ремонта и в случае несогласия с ценой обсудить соответствие стоимости и объёма работ до момента подписания документов.

«Очень важно оперативное взаимодействие между теми сотрудниками ремонтных депо, которые выявляют неисправности, и теми, кто проводит калькуляцию расходов на ремонт, — сказал он. — Если предложенная программа позволит ускорить эту процедуру, это будет большой шаг вперёд в автоматизации процессов».

По мнению директора по подвижному составу ООО «Аппарель» Виктора Чернышова, новая система может быть полезной, если позволит оператору отслеживать совпадение реальных инвентарных номеров ремонтируемых и заменяемых узлов вагона с теми, что заносятся в итоговые документы. В целом же, по его мнению, востребованность нового проекта ОАО «РЖД» будет во многом зависеть не только от объёмов предлагаемых информационных сервисов, но и от абонентской платы за подключение к порталу.
Автор: Игнат Вьюгин
Фото: Gudok.ru